Школа CRM

Приложение "Школа CRM" предназначена для общеобразовательных организаций Приложение позволяет систематизировать и автоматизировать работу с родителями учеников и дошкольников, дошкольниками, учениками, учащимися школьных курсов и выпускниками. Сценарии работы с приложением В лидах - Регистрация и обработка новых заявок. В сделках - Комплексная организация процесса приема в школу и на дошкольное обучение; - Систематизация деловой активности с учениками и дошкольниками; - Работа с выпускниками; - Обучение на курсах и дополнительных занятиях. Направления сделок: - Прием в дошкольники; - Прием в школу; - Лист ожидания; - Дошкольники; - Ученики; - Выпускники; - Курсы. Доступный функционал приложения в зависимости от тарифа облачного Битрикс24 Бесплатный, Старт+, Задачи+ (только начальные настройки): - регистрация заявок с использованием пользовательских полей; - работа с заявкой по настроенным стадиям лидов, конвертирование в сделку; - "ручное" планирование активностей и контроль работы с лидами. Доступные направления работы со сделкой: Для тарифа "Старт+": 2 направления (Прием в дошкольники, Дошкольники). Для тарифов "Бесплатный" и "Задачи+": 1 направление (Прием в дошкольники). Для других тарифов доступны все указанные выше направления сделок. CRM+ (начальная автоматизация): Дополнительно к указанному выше: - автоматический контроль работы сотрудников с лидами и сделками; - автоматическая постановка задач в стадиях сделок; - запись комментариев и отправка оповещений сотрудникам, контроль работы сотрудников. - отправка клиентам базового набора персональных e-mail-оповещений (о смене статуса сделки). Команда, Компания (требуемая автоматизация): Дополнительно к указанному выше: - автоматическое создание контактов учеников и регулярная синхронизация данных со сделкой; - автоматический контроль ожидаемых платежей; - автоматическое переименование лидов и сделок; - планирование встреч с родителями; - регистрация заявок на курсы; - трансфер сделок в лист ожидания (и обратный трансфер в направление приема в школу / дошкольники). Пользовательские поля Лид Для регистрации данных об ученике: Фамилия ученика Имя ученика Отчество ученика Для учета темы обращения: Направление работы с лидом Для контроля работы с клиентом: Причина отбраковки лида Сделка Для учета данных об ученике в процессе работы со сделкой: Фамилия ученика Имя ученика Отчество ученика Класс Буква класса ID созданного ученика Учебный курс Группа Куратор Дата начала обучения Дата окончания обучения Договор и другие документы Решение после первой встречи Решение о зачислении Год выпуска Приоритет при поступлении Комментарий к приоритету ID Родителя ученика Группа (дошкольники) Форма обучения (дошкольники) Руководитель группы Площадка Номер договора / лицевого счета Преподаватель Контрольные поля для автоматических действий: Отправлять уведомления родителю? Ученик был создан? Отправить кандидата в лист ожидания? Вернуть в Прием в школу / дошкольники? Записать на курс? БП был запущен ранее? Запланировать новую встречу? Какое приглашение отправить? Для контроля работы с клиентом: Причина провала Причина отбраковки лида (если отбракованный лид был сконвертирован успешно). Для контроля оплаты: Ожидаемые платежи Всего ожидает оплаты (автоматически) Суммы платежей Даты планируемой оплаты Для планирования встреч: Дата и время встречи Место встречи Комментарий к письму Контакт Для учета данных об ученике: Фамилия ученика Имя ученика Отчество ученика Класс Буква класса Родитель выпускника Личное дело Медкарта Оценки Портфолио Другие документы Группа (дошкольники) Руководитель группы Форма обучения (дошкольники) Средний балл Классный руководитель Форма обучения (школьники) Профиль Питание Серия паспорта Номер паспорта Дата выдачи паспорта Кем выдан паспорт Идентификационный номер Номер свидетельства о рождении Дата свидетельства о рождении Номер договора / лицевого счета Комментарий к приоритету Приоритет при поступлении Для учета данных о выпускнике: Год окончания ВУЗа Места работы Позиция Возможности выпускника Образование Место работы Год окончания школы ВУЗ (первое образование) Дополнительное образование Хобби Что требуется выпускнику Для учета данных об учащемся курсов: Учебный курс Группа Куратор Дата начала обучения Дата окончания обучения Площадка Преподаватель Для контроля работы с клиентом: Направление работы с лидом Причина отбраковки лида Компания Для формирования необходимых документов: Логотип Печать организации Подпись директора Подпись гл. бухгалтера Для контроля работы с клиентом: Направление работы с лидом Стадии работы с лидом и сделкой Описание возможностей приложения Лид Не обработан Данная стадия предназначена для автоматической и "ручной" регистрации новых заявок. В работе Стадия для уточнения потребности и контактных данных родителя и ученика. После завершения работы с лидом автоматически создаются контакты родителя и ученика. Сделка Направления: Прием в дошкольники, Прием в школу. Направления имеют аналогичный процесс работы с родителем, но учитывают индивидуальные особенности (приема школьников и приема дошкольников) для рассылок, автоматизации действий и учета данных сделки. Стадии: В обработке  Данная стадия предназначена для сделок, конвертированных из лидов и созданных вручную, а также в результате импорта данных. Первая встреча Автоматическая отправка приглашения на e-mail родителя. Запись комментария в сделку с подсказкой необходимых действий для сотрудника. По результатам первой встречи заполняется решение об учащемся. Утверждение Стадия для утверждения заявки учащегося руководителем (с автоматиеской постановкой соответствующей задачи). Отметка об утверждении указывается в сделке. Оформление Стадия для планирования встречи и оформления учащегося. Отправка автоматического уведомления родителю, запись комментария с подсказкой для сотрудника. При успешном завершении работы по указанному процессу происходит конвертирование сделки в соответствующую стадию: Дошкольники, либо Ученики. Родитель получает e-mail-оповещение о зачислении.  При неуспешном завершении работы со сделкой происходит автоматическая отправка уведомления родителю, а также внутреннего уведомления руководителю (для контроля). Направление: Лист ожидания Стадии: Дошкольники, Классы 1-11 (всего 12 стадий). При поступлении в данное направление сделка проходит автоматическое распределение, с записью соответствующего класса в карточку сделки. В "Лист ожидания" можно поместить сделки из направления "Прием в дошкольники" и "Прием в школу", для управления очередью на зачисление. Из "Листа ожидания", аналогичным образом, можно вернуть сделку в соответвующее направление (Прием в школу / дошкольники). Направление: Дошкольники Стадии: Дошкольники Стадия предназначена для конвертирования сделок из направления "Прием в дошкольники" и ведения дошкольного обучения. Кандидаты в 1 класс Сделка для отбора кандидатов на зачисление в школу. Сделка автоматически копируется в "Лист ожидания", дошкольное обучение успешно завершается. При успешном завершении работы по указанному процессу дошкольное обучение завершается. При неуспешном завершении работы со сделкой происходит автоматическая отправка внутреннего уведомления руководителю (для контроля). Направление: Ученики Стадии: Классы 1-11 (всего 11 стадий). При поступлении в данное направление сделка проходит автоматическое распределение, с записью соответствующего класса в карточку сделки. При смене стадии (на очередную) происходит автоматическая актуализация класса. При успешном завершении работы по указанному процессу сделка конвертируется в выпускники. При неуспешном завершении работы со сделкой происходит автоматическая отправка внутреннего уведомления руководителю (для контроля). Направление: Выпускники Стадии: В обработке Стадия предназначена для конвертирования сделок из направления "Ученики" и организации работы с выпускниками (мероприятий и маркетинговых активностей). Следующие из перечисленных стадий устанавливаются в соответствии с актуальным статусом выпускника: - Поиск (для выпускников, контактные данные которых проходят актуализацию); - Нет связи (для выпускников, которые не выходят на контакт со школой); - Связь установлена (для выпускников, с которыми удается связаться по контактным данным); - Активный выпускник (для выпускников, активно участвующих в деятельности школы). При неуспешном завершении работы со сделкой происходит автоматическая отправка внутреннего уведомления руководителю (для контроля). Направление: Курсы Стадии: Заявка зарегистрирована Стадия предназначена для сделок, конвертированных из лидов и созданных вручную, а также в результате импорта данных. Оформление документов Стадия для организации оформления необходимых документов. Контроль своевременного оформления документов для зачисления учащихся на курсы. Оплата Стадия для контроля получения первой оплаты за обучение на курсах. Допуск к занятиям Распределение в группу, назначение куратора, контроль допуска учащегося к преподавателю. Обучение Стадия для организации обучения на курсах. В данной стадии происходит автоматическая отправка родителю уведомления о зачислении учащегося на курсы, уведомление сотрудников о разрешении допуска к занятиям учащегося (для сотрудников). Контроль получения доплаты (или нескольких доплат) за обучение. При неуспешном завершении работы со сделкой происходит автоматическая отправка внутреннего уведомления руководителю (для контроля). Внимание! При установке приложения будут очищены данные портала Битрикс24, поэтому рекомендуется предварительно выгрузить нужные данные, либо устанавливать приложение на новый портал. Сторонние приложения не используются. Для полноценной работы приложения рекомендуется настроить организационную структуру компании, подключить почту (e-mail) сотрудников к Битрикс24 и активировать режим работы "Классическая CRM".