Законченная работа сотрудника

Инструмент «Законченная работа сотрудника» (ЗРС) нужен для решения проблем, с которыми сотрудники сталкиваются в работе. Иначе говоря, он решает задачу автоматизации служебных записок.

В классической версии ЗРС оформляется на бумаге, отправляется руководителям на одобрение предложенного выхода. Отличие от обычно служебной записки в том, что в данной форме предусмотрено и поле для решения, которое инициатор ЗРС видит оптимальным в сложившейся ситуации.

Способ работает на сокращение времен, которое руководители тратят на анализ и поиск решения по проблемам, а именно создает автоматизацию согласований. Плюс, процесс помогает растить ответственность сотрудников любых уровней, формировать навыки анализа, сбора данных и умение видеть лучший выход.

В Битрикс 24 ЗРС встроена в структуру бизнес-процессов. Ее плюсы:

●     ликвидирует необходимость существования бумажных форм;            

●     делает возможным получение согласований без личных встреч;            

●     допускает постановку задач для исполнителей.

В электронной версии ЗРС — модуле от Октобит24 — есть интересные детали, которые повышают скорость обработки информации.

Как в бумажной форме ЗРС, в электронной версии есть:

●     Ситуация — поле для описания проблемы, с которой столкнулся инициатор. Тут прописывается текущее состояние дела, риски, любая информация для создания полной картины произошедшего.            

●     Данные — место для аналитики. Здесь инициатор описывает, какие меры приняты для разрешения ситуации. Плюс, здесь же указываются все варианты решения, которые он видит. К данным можно прикладывать несколько файлов, если они нужны для иллюстрации проблемы.

●     Решение — тут сотрудник прописывает единственный верный вариант из всех существующих. Хорошим тоном будет формулировать его так, чтобы руководителю оставалось просто подтвердить решение подписью.

Если инициатор заполняет поля добросовестно, перед руководителем возникает полная картина сложившейся ситуации с анализом возможных вариантов и оптимальным выходом из нее. Отпадает необходимость в дополнительных вопросах, расследовании, поиске нужной информации. Остается только принять или отклонить предложенное инициатором решение.

Оформленный и запущенный процесс ЗРС отправляется на подтверждение всем вышестоящим постам по командной линии на оргсхеме. Каждый знакомится с проблемой, решением и подтверждает предложенный вариант одобрения.

С этой стороны модуль связан с оргсхемой компании. Он строит цепочку согласующих автоматически. Во время настройки можно указать посты принимающих решение, а также ответственных за согласование проблем отдельно.

На всех этапах работы ЗРС можно не только согласовывать, но и возвращать на доработку инициатору для исправления или уточнения информации.

Если проблема, которую описывает сотрудник, несущественная или только кажется существующей, ЗРС можно отклонить к рассмотрению.

Информацию о состоянии процесса сотрудник получает в поле уведомлений на корпоративном портале и живую ленту. Есть возможность написать к нему комментарий с описанием, чего не хватило для положительного решения.

В процессе предусмотрено поле для создания задачи для сотрудника, который возьмется за решение проблемы после одобрения ЗРС, ведь не всегда это будет сам инициатор.

В поле можно прописать нужную информацию и поставить крайний срок. Плюс, к задаче можно приложить файлы, которые пригодятся ответственному, проставить наблюдателей.

В идеальной ситуации решение сложившейся проблемы получает одобрение от финального поста. Ответственный тут же получает задание со всей нужной ему информацией, приступает к выполнению.

В итоге проблема решена. Модуль «ЗРС» от Октобит24 помогает в автоматизации процесса согласования и избавляет сотрудников любых уровней от необходимости дополнительных запросов.